Adatvédelmi nyilatkozat / Leendő munkavállalóknak

Adatvédelmi szabályzat

A SIBO Csomagolástechnikai Korlátolt Felelősségi Társaság (8132 Lepsény, Rákóczi u.8, adószám: 25015458207, képviselője: Bernhard Eduard Hesse ügyvezető, továbbiakban: adatkezelő) mint adatkezelő képviseletében a személyes adatok védelmével összefüggő feladatainak ellátására alábbi adatvédelmi szabályzatot adom ki:

Az adatkezelő megnevezése, képviselője

továbbiakban: adatkezelő

1. FEJEZET

Általános rendelkezések

1.1. Bevezetés

Az adatkezelő a jogszabályi rendelkezésen alapulva a személyes adatokat a jóhiszeműség és a tisztesség és átláthatóság elveinek megfelelően kezeli és kizárólag célhoz kötötten, rendeltetésének megfelelően használja fel.

Az adatkezelő megteszi mindazon szervezeti és technikai intézkedéseket, amelyek a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést megakadályozzák, az adatok véletlenszerű elvesztését, módosítását, törlését gátolják. Amennyiben az adatkezelő a személyes adatokat az eredeti adatfelvétel céljától eltérő célra kívánja felhasználni, erről az érintettet kifejezett hozzájárulását megszerzi.

Adatkezelő a külső forrásból szerződés, illetve adatszolgáltatás alapján a megkapott személyes adatokat nem ellenőrzi. A megadott személyes adatok megfelelőségéért kizárólag az azt megadó személy/szervezet felel.

Az adatkezelőnek a személyes adatok kezeléséhez a szolgáltatás nyújtása során alkalmazott elektronikus hírközlő eszközöket úgy kell megválasztania és üzemeltetnie, hogy a kezelt adat

a) az arra feljogosítottak számára hozzáférhető  

b) hitelessége és hitelesítése biztosított

d) a jogosulatlan hozzáférés ellen védett legyen.

1.2. A szabályzat kiadásának célja

Az adatvédelmi szabályzat célja, hogy meghatározza az általa kezelt személyes adatainak körét, az adatkezelés módját, valamint biztosítsa az adatvédelem alkotmányos elveinek, az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését, megakadályozza a kezelt adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, az adatok megváltoztatását és jogosulatlan nyilvánosságra hozatalát, vagy felhasználását.

A Szabályzat célja az is, hogy meghatározzuk azokat a technikai feltételeket, amelyek biztosítják, hogy a Társaság adatkezelő tevékenysége megfeleljen a Rendelet, és az Infotv. rendelkezéseinek.

1.3. A szabályzat kiadásának jogalapja

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény és az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETÉNEK – (GDPR – 2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről (általános adatvédelmi rendelet) való megfelelés céljából annak végrehajtása során a Társaságunk kialakítsa azokat a szervezeti intézkedéseket, amelyek betartásával adatkezelése megfelel a Rendeletben meghatározott feltételeknek.

Személyes adat akkor kezelhető, ha

1. azt törvény vagy - törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben, különleges adatnak vagy bűnügyi személyes adatnak nem minősülő adat esetén - helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli,

2. az a) pontban meghatározottak hiányában az az adatkezelő törvényben meghatározott feladatainak ellátásához feltétlenül szükséges és az érintett a személyes adatok kezeléséhez kifejezetten hozzájárult,

3. az a) pontban meghatározottak hiányában az az érintett vagy más személy létfontosságú érdekeinek védelméhez, valamint a személyek életét, testi épségét vagy javait fenyegető közvetlen veszély elhárításához vagy megelőzéséhez szükséges és azzal arányos, vagy

4. az a) pontban meghatározottak hiányában a személyes adatot az érintett kifejezetten nyilvánosságra hozta és az az adatkezelés céljának megvalósulásához szükséges és azzal arányos.

Különleges adat

a) az (1) bekezdés c)-d) pontjában meghatározottak szerint, vagy

b) akkor kezelhető, ha az törvényben kihirdetett nemzetközi szerződés végrehajtásához feltétlenül szükséges és azzal arányos, vagy azt az Alaptörvényben biztosított alapvető jog érvényesítése, továbbá a nemzetbiztonság, a bűncselekmények megelőzése, felderítése vagy üldözése érdekében vagy honvédelmi érdekből törvény elrendeli.

(3) Az (1) bekezdés a) pontjában, a (2) bekezdés b) pontjában, valamint az általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdés c) és e) pontjában meghatározott adatkezelés (a továbbiakban: kötelező adatkezelés) esetén a kezelendő adatok fajtáit, az adatkezelés célját és feltételeit, az adatok megismerhetőségét, az adatkezelő személyét, valamint az adatkezelés időtartamát vagy szükségessége időszakos felülvizsgálatát az adatkezelést elrendelő törvény, illetve önkormányzati rendelet határozza meg.

(6) Különleges adatok kezelése esetén az adatkezelő, illetve a megbízásából vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó megfelelő műszaki és szervezési intézkedésekkel biztosítja, hogy az adatkezelési műveletek végzése során a különleges adatokhoz kizárólag az rendelkezzen hozzáféréssel, akinek az adatkezelési művelettel összefüggő feladatának ellátásához feltétlenül szükséges.

1.4. szabályzat hatálya

A jelen szabályzat hatálya kiterjed azon személyekre, akiknek személyes adatait a szabályzat hatálya alá tartozó adatkezelések tartalmazzák, továbbá azon személyekre, akiknek jogait vagy jogos érdekeit az adatkezelés érinti. Jelen szabályzat azon személyes adatokra vonatkozik, amelyeket az adatkezelő az érintettről gyűjt és kezel.

Jelen szabályzat hatálya kiterjed az adatkezelő valamennyi szervezeti egységében folytatottvalamennyi személyes adatot tartalmazó adatkezelésre.

Adatkezelő fenntartja a jogot a jelen szabályzat bármikor történő megváltoztatására, melyváltozásról kellő időben és megfelelő módon értesíti az érintetteket.

A jelen szabályzat kizárólag a Társaság ügykezelésében használható fel, az abban foglaltak más gazdasági szervezetnek nem adhatók át.

1.5. Fogalommeghatározások

E Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat:

1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
2. különleges adat:

a)² a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat,

b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat;

3. bűnügyi személyes adat: a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetve a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés-végrehajtás szervezeténél keletkezett, az érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat;

4. közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat;

5. közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli;

6. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közléstovábbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

7. „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;

8. „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;

9. „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;

10. „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;

11. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;

12. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

13. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel/amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e.  

14. „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;

15. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;

16. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

2. FEJEZET

Adatvédelmi tájékoztatási kötelezettség

A természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 rendelete (a továbbiakban: Rendelet) valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról 2011. évi CXII. törvény előírja az érintettek előzetes tájékoztatást.

Ügyfelekre vonatkozó adatkezelési tájékoztató:

Az adatkezelő a személyes adatkezelésének megkezdésekor köteles tájékoztatni a személyes adat érintettjét

• az adatkezelő megnevezéséről,
• az adat megnevezéséről,
• adatkezelés jogalapjáról,
• az adatkezelés céljáról,
• az adat továbbításáról,
• az adat megőrzési időtartamáról, törlési idejéről,
• az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogairól, jogorvoslati lehetőségeiről.

Az ügyfelekre vonatkozó adatvédelmi tájékoztatót az 1. számú melléklet tartalmazza.

3. FEJEZET

Az adatkezelés területei

Vállalkozási tevékenység során végzett adatkezelés.
Elektronikus kommunikációs felülethez kapcsolódó adatkezelés.
A foglalkoztatáshoz kapcsolódó adatkezelés.
​A munkahelyi ellenőrzés során végzett adatkezelés.

3.1. Vállalkozási tevékenység során végzett adatkezelés

3.1.1 Jogszabályon és szerződés teljesítésén alapuló adatkezelés

1. Jogalapja:

• Számviteli törvény,
• Adózás rendjéről szóló törvény,

A Társaság nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.

2. Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása

A Társaság szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként, beszállítóként szerződött üzleti partnerek személyes adatait.

Szerződő magánszemély, vagy egyéni vállalkozó (EV) partnerek adatainak kezelése

Természetes személy vevők, megrendelő adatai:

Szerződő gazdasági társaság, alvállalkozó, beszállító adatai:

Az érintett természetes személlyel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, az a tájékoztatás történhet a szerződésben is. Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére történő átadásáról tájékoztatni kell. 

3. Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatkezelés

A vállalkozási, megbízási szerződések tartalmazzák a szerződő felek és a kapcsolattartók személyes adatait.

A megrendelő részéről a szerződésekben és egyéb – a vállalt munka teljesítéséhez készített dokumentumokban - átadott személyes adatokat a megrendelői, illetve a megbízói hozzájárulásán alapuló adatkezelésnek kell tekinteni. A hozzájárulás jogalapját Társaságunk, mint adatfeldolgozó nem vizsgálja.

Részletesen:

Az adatképzés folyamata: ​

3.3.7. Egyéb munkaügyi adatok

Betegségre és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat a munkáltató csak a Munka Törvénykönyvben, adótörvényben meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel.

A személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, munkáltatói jogkör gyakorlója, a Társaság munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.

A személyes adatok tárolásának időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 3 év. A munkaviszony időtartamára és a bérezésre vonatkozó adatokat a munkáltató a munkavállaló nyugdíjba vonulását követő öt évig, illetve az öregségi nyugdíjkorhatárt követő öt évig köteles kezelni.

Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a Munka Törvénykönyvén, a foglalkoztatáshoz, adó és járulékfizetéshez kapcsolódó jogszabályon és a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítésén alapul.

A munkáltató a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a szabályzat szerint tájékoztatja a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogokról.

3.3.8. Adatok átadása további adatfeldolgozóknak

A munkáltató jogos érdekkörére hivatkozva jogosult a munkavállalók személyes adatait továbbítani a részére szerződés alapján szolgáltatást végző vállalkozásoknak, adatfeldolgozóknak.

1. Adat átadás, adatfeldolgozóknak: 

• Munkaügyi szakértő
• Munkavédelmi, tűzvédelmi szakértő
• Üzemorvos – beutaló adatai – jogszabály előírása alapján
• NAV   bejelentéshez szükséges adatok + jövedelmi adatok
• MÁK (TB)      foglalkoztatói igazolás adatai
• orvosi igazolások (MÁK,)

4. FEJEZET

Munkahelyi ellenőrzés során végzett adatkezelés

4.1. Munkavégzésre kiadott számítógép, egyéb adathozdozó, internethasználat, e-mail fiók, mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

1. A munkavégzésre kiadott informatikai eszközök, számítógépek, adathordozók, mobiltelefonok kizárólag munkavégzésre használhatók.

2. A kiadott eszközökön magáncélú szoftvertelepítés, magáncélú levelezés, magáncélú internethasználat nem engedélyezett. Amennyiben a munkavállaló a szabály megsértése következtében a számítógépre kártevő (vírus) települ és az adatvesztést, adatmódosítást, vagy a időszakos hozzáférési kizárást (zsarolóvírus) eredményez, annak valamennyi erkölcsi és anyagi következménye a munkavállalót terheli.

A munkáltatói intézkedés kiadását az alábbi okok alapozzák meg:

1. jogszabályi megalapozottság,
2. a munkaidő aktív kihasználása,
3. az informatikai eszközök külső behatolás, adathalászat és kártevők elleni védelme,
4. a munkavállaló helyettesítése,

Részletesen:

1. Jogszabályi megalapozottság:

A Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 11/A.§-a a munkáltató által a munkavállalónak munkavégzésre kiadott informatikai eszközök használatára az alábbiak szerint rendelkezik:

11/A. § ^*  (1) A munkavállaló a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizhető. Ennek keretében a munkáltató technikai eszközt is alkalmazhat, erről a munkavállalót előzetesen írásban tájékoztatja.

(2) A munkavállaló a munkáltató által a munkavégzéshez biztosított információtechnológiai vagy számítástechnikai eszközt, rendszert (a továbbiakban: számítástechnikai eszköz) - eltérő megállapodás hiányában - kizárólag a munkaviszony teljesítése érdekében használhatja.

(3) A munkáltató ellenőrzése során a munkaviszony teljesítéséhez használt számítástechnikai eszközön tárolt, a munkaviszonnyal összefüggő adatokba tekinthet be.

(4) A (3) bekezdés szerinti ellenőrzési jogosultság szempontjából munkaviszonnyal összefüggő adatnak minősül a (2) bekezdésben meghatározott korlátozás betartásának ellenőrzéséhez szükséges adat.

(5) A (3) bekezdést alkalmazni kell, ha a felek megállapodása alapján a munkavállaló a munkaviszony teljesítése érdekében saját számítástechnikai eszközt használ.

A munkáltatónál a munkáltató és a munkavállaló között a hivatkozott jogszabály alkalmazásának elhagyására megállapodás nem jöhet létre, így az informatikai eszközök magáncélra nem használhatók fel.

A munkáltató a munkavégzéshez szükséges valamennyi informatikai eszközt biztosítja, így a magántulajdonban, vagy más szervezet tulajdonában lévő informatikai eszköz munkavégzésre, a munkáltató tulajdonát képező adatok rögzítésére, tárolására, továbbítására nem használhatók.

2. A munkaidő aktív kihasználása:

A munkavállaló köteles munkaidőben a munkáltató rendelkezésére állni és a munkáltató irányítása szerint munkát végezni. (Mt.42.§. (2) bek. a) pontja, valamint az Mt. 52.§. (1) bek. c) pontja)

A munkaidő aktív kihasználása során a munkavállalónak nincs lehetősége az informatikai eszközök magáncélú használatára, üzenetek továbbítására, internetes felületeken való magáncélú kutatásra.

3. Az informatikai eszközök külső behatolás, adathalászat és kártevők elleni védelme:

Az informatikai eszközöket külső behatolás elleni védelemmel látjuk el, de ez a védelem nem nyújt teljes körű behatolásvédelmet, ezért az interneten jelen lévő adathalászat és kártevők elleni védelem egyik legfontosabb eszköze az informatikai eszközök rendeltetésszerű használatának biztosítása.

A rendeltetésszerű használat azt jelenti, hogy az informatikai eszközön a nem engedélyezett tartalmakat nem látogatjuk, nem nyitjuk meg.

Az informatikai eszközökön rendszeresen ellenőrizni kell a behatolás elleni védelem állapotát, fel kell tárni az esetleges behatolás következményeit és meg kell tenni a szükséges intézkedéseket a további károsodás elkerülésére.

4. A munkavállaló helyettesítése:

Az informatikai eszköz használójának tervezett távolléte esetén át kell adni a helyettesítést végző munkavállalónak minden olyan adatot, amely a munkakör eredményes ellátásához szükséges, beleértve az informatikai eszköz kezeléséhez szükséges jelszavakat, elérési módokat, folyamatban lévő ügyeket, elvégzendő feladatokat is.

Az informatikai eszköz használójának nem tervezett távolléte esetén is szükséges a helyettesítés rendjének kialakítása, az informatikai eszköz használata, ezért a szervezeti struktúrában meg kell határozni a helyettesítésre kötelezett, jogosult személyeket.

Helyettesítés esetén sérülhetnek a személyiségi jogok, ez is indokolja az informatikai eszköz magánhasználatának tilalmát.

Informatikai eszközök

Hardver eszközök:

• telepített számítógépes munkaállomások,
• telepített önálló működésű asztali számítógépek,
• laptopok,
• tabletek,
• tabletek,
• központi szerver,
• mobil adattárolók,
• CD és DVD lemezek,
• pendrive eszközök,
• elektronikus aláírás modemjei, 
• kézi kamerák,
• adatrögzítésre és adattárolásra alkalmas mobiltelefonok,

és ezek kiegészítő hardver és telepített szoftver eszközei,

továbbiakban együtt: informatikai eszközök

Telepített szoftverek:

Az informatikai eszközökön kizárólag jogtiszta, a munkáltató által beszerzett, vagy saját fejlesztésben készített szoftver használható.

A szoftverek telepítésére, módosítására kizárólag a rendszergazda jogosultsággal rendelkező személy jogosult.

Az informatikai eszközökön kizárólag a munkavégzéssel összefüggő adat képezhető, tárolható, továbbítható, azokon magáncélú bejegyzés, kép, egyéb alkalmazás nem helyezhető el, nem futtatható, nem tárolható.

4.2. e-mail fiók ellenőrzése

1. Ha a Társaság e-mail fiókot bocsát a munkavállaló rendelkezésére – ezen e-mail címet és fiókot a munkavállaló kizárólag munkaköri feladatai céljára használhatja, annak érdekében, hogy a munkavállalók ezen keresztül tartsák egymással a kapcsolatot, vagy a munkáltató képviseletében levelezzenek az ügyfelekkel, más személyekkel, szervezetekkel.
2. A munkavállaló az e-mail fiókot személyes célra nem használhatja, a fiókban személyes leveleket nem tárolhat.

3. A munkáltató jogosult az e-mail fiók teljes tartalmát és használatát rendszeresen – 3 havonta – ellenőrizni, ennek során az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke. Az ellenőrzés célja az e-mail fiók használatára vonatkozó munkáltatói rendelkezés betartásának ellenőrzése, továbbá a munkavállalói kötelezettségek ellenőrzése.

4. Az ellenőrzésre a munkáltató vezetője, vagy a munkáltatói jogok gyakorlója által megbízott jogosult.

5. Amennyiben az ellenőrzés körülményei nem zárják ki ennek lehetőségét, biztosítani kell, hogy a munkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során.

6. Az ellenőrzés előtt   tájékoztatni kell a munkavállalót arról, hogy milyen munkáltatói érdek miatt kerül sor az ellenőrzésre, munkáltató részéről ki végezheti az ellenőrzést, - milyen szabályok szerint kerülhet sor ellenőrzésre (fokozatosság elvének betartása) és mi az eljárás menete, - milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban.

7. Az ellenőrzés során a fokozatosság elvét kell alkalmazni, így elsődlegesen az e-mail címéből és tárgyából kell megállapítani, hogy az a munkavállaló munkaköri feladatával kapcsolatos, és nem személyes célú. Nem személyes célú e-mailek tartalmát a munkáltató korlátozás nélkül vizsgálhatja.

8. Ha jelen szabályzat rendelkezéseivel ellentétben az állapítható meg, hogy a munkavállaló az e-mail fiókot személyes célra használta, fel kell szólítani a munkavállalót, hogy a személyes adatokat haladéktalanul törölje. A munkavállaló távolléte, vagy együttműködésének hiánya esetén a személyes adatokat az ellenőrzéskor a munkáltató törli. Az e-mail fiók jelen szabályzattal ellentétes használata miatt a munkáltató a munkavállalóval szemben munkajogi jogkövetkezményeket alkalmazhat.

1. A munkavállaló az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban e szabályzatnak az érintett jogairól szóló fejezetében írt jogokkal élhet.

4.3. A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

1. A munkavállaló csak a munkaköri feladatával kapcsolatos honlapokat tekintheti meg, a személyes célú munkahelyi internethasználatot a munkáltató megtiltja.

2. A munkaköri feladatként a Társaság nevében elvégzett internetes regisztrációk jogosultja a Társaság, a regisztráció során a társaságra utaló azonosítót, jelszót kell alkalmazni. Amennyiben a személyes adatok megadása is szükséges a regisztrációhoz, a munkaviszony megszűnésekor azok törlését köteles kezdeményezni a Társaság.

3. A munkavállaló munkahelyi internethasználatát a munkáltató ellenőrízheti, amelyre és jogkövetkezményire a fegyelmi és kártérítési szabályok rendelkezései irányadók.

4.4. Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

1. A munkáltató nem engedélyezi a céges mobiltelefon magáncélú használatát, a mobiltelefon csak munkavégzéssel összefüggő célokra használható, és a munkáltató valamennyi kimenő hívás hívószámát és adatait, továbbá a mobiltelefonon tárolt adatokat ellenőrizheti.

2. A munkavállaló köteles bejelenteni a munkáltatónak, ha a céges mobiltelefont magáncélra használta. Ez esetben az ellenőrzés akként folytatható le, hogy a munkáltató hívásrészletezőt kér a telefonszolgáltatótól és felhívja a munkavállalót arra, hogy a dokumentumon a magáncélú hívások esetében a hívott számokat tegye felismerhetetlenné.

3. A munkavállaló az okostelefonon végzett e-mail és internet használatára a számítógépekre vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

4. A munkáltató előírhatja, hogy a magáncélú hívások költségeit a munkavállaló viselje.

5. Egyebekben az ellenőrzésre és jogkövetkezményire a fegyelmi és kártérítési szabályok rendelkezései irányadók.

4.5. A munkavállaló saját informatikai eszközeinek munkáltató érdekében történő használata

A munkavállaló a nem munkáltató tulajdonában lévő informatikai eszközt munkavégzésével összefüggésben nem használhat, azokon a munkáltató tulajdonát képező adatokat nem kezelhet.

Amennyiben a munkavállaló az előző bekezdésben vonatkozó szabályt megszegi, az informatikai eszköze ellenőrzésére - a szabálytalanság megszüntetéséig - a munkáltató tulajdonában lévő informatikai eszközökre vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

4.6. Nyomkövető GPS navigációs rendszer alkalmazásával kapcsolatos adatkezelés

1. A nyomkövető GPS rendszer alkalmazásának jogalapja a munkáltatói jogos érdek, célja a vagyonvédelmi okok miatt a használt jármű és annak rakománya nyomon követhetőségének, helyzetének ellenőrizhetősége, valamint a   munkaszervezés, logisztika, munkavállalói kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése.

2. A kezelt adatok: gépjármű rendszáma, a megtett útvonal, távolság, gépjárműhasználat ideje.

3. Az ellenőrzés csak munkaidőben történhet és nem ellenőrizhető a munkavállalók földrajzi helyzete munkaidőn kívül. Egyebekben a munkáltatói ellenőrzésre és jogkövetkezményire a fegyelmi és kártérítési szabályok rendelkezései irányadók.

4.7. Munkahelyi be- és kiléptetéssel kapcsolatos adatkezelés

1.  Beléptető rendszer működtetése esetén tájékoztatást kell elhelyezni az adatkezelő személyéről és az adatok kezelésének módjáról.

2. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, lakcíme, gépkocsi rendszáma, belépés, kilépés ideje. 

3. Az adatkezelés jogalapja: a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítése. 
4. A személyes adatok kezelésének célja: vagyonvédelem, szerződés teljesítése, munkavállalói kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése.

5. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaságnál munkáltatói jogok gyakorlására jogosult vezető, adatfeldolgozóként a Társaság vagyonvédelmi megbízottjának foglalkoztatottjai.

6. A személyes adatok kezelésének időtartama: 1 hónap.

4.8. Munkahelyi vagyonvédelmi kamerarendszer üzemeltetése

1. Társaságunk a székhelyén, telephelyén, az ügyfélfogadásra nyitva álló helyiségeiben az emberi élet, testi épség, személyi szabadság, az üzleti titok védelme és a vagyonvédelem céljából elektronikus vagyonvédelmi kamerarendszert alkalmaz, amely kép- és hangrögzítést is lehetővé tesz, ez alapján személyes adatnak tekinthető az érintett magatartása is, amit a kamera rögzít.  

2. Ezen adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítése, és – a munkaviszonyban álló munkavállalók kivételével – az érintett hozzájárulása.

3. A kamerarendszer alkalmazására a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól ^* szóló 2005. évi CXXXIII. törvény 31. §-ában foglaltakat kell megfelelően alkalmazni.

​4.8.1. A kamerarendszer adatainak jellemzői:
Tájékoztató a vagyonvédelmi kamerák elhelyezkedéséről, látószögéről

Telepített kamera a központi telephelyen és a telephelyeken:

A kamerák 70 fok látószögűek.

Adat típusa:

• Kamerafelvétel

Adattárolás célja:

• A vagyonbiztonság megerősítése

Adattárolás formája:

• Digitális.

Adattárolás helye:

• Az adatok rögzítése/tárolása a telephelyen elhelyezett adatrögzítőn történik.

Az adatok hozzáférhetősége:

• Az adatok kezelése zárt láncú.
• Az adatokhoz több hozzáférési jogosultság van:
• az adott esemény függvényében hozzáférők körét az ügyvezető határozza meg. 
• A kamerafelvétel megismeréséről jegyzőkönyvet kell készíteni.

Adattovábbítás 3. személy részére:

• Az adatok kiszolgáltatása további személyek/szervezetek részére (a fenti hozzáférhetőségeken túl) csak törvényileg előírt esetekben történik.

Adattárolás ideje:

• Az adatok székhelyen 7 nap, telephelyeken 30 napig kerülnek tárolásra.

4.8.2. Tájékoztatás a kamerarendszer használatáról:

1. Az elektronikus megfigyelőrendszer adott területen történő alkalmazásának tényéről jól látható helyen, jól olvashatóan, a területen megjelenni kívánó harmadik személyek tájékozódását elősegítő módon figyelemfelhívó jelzést, tájékoztatást kell elhelyezni.

2. A tájékoztatást minden egyes kamera vonatkozásában meg kell adni. Ez a tájékoztatás tartalmazza  az elektronikai vagyonvédelmi rendszer által folytatott megfigyelés tényéről, valamint a rendszer által rögzített, személyes adatokat tartalmazó kép- és hangfelvétel készítésének, tárolásának céljáról, az adatkezelés jogalapjáról, a felvétel tárolásának helyéről, a tárolás időtartamáról, a rendszert alkalmazó (üzemeltető) személyéről, az adatok megismerésére jogosult személyek köréről, továbbá az érintettek jogaira és érvényesítésük rendjére vonatkozó rendelkezéseiről szóló tájékoztatást is. A tájékoztatást a jelen Szabályzat melléklete tartalmazza.

3. A megfigyelt területre belépő harmadik személyekről (ügyfelek, látogatók, vendégek) kép és hangfelvétel a hozzájárulásukkal készíthető és kezelhető.  A hozzájárulás ráutaló magatartással is megadható. Ráutaló magatartás különösen, ha az ott tartózkodó természetes személy a megfigyelt területre az oda kihelyezett elektronikus megfigyelő-rendszer alkalmazásáról tájékoztató jelzés, ismertetés ellenére a területre bemegy.

4. A rögzített felvételeket felhasználás hiányában maximum 3 (három) munkanapig őrizhetők meg. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített kép-, hang-, vagy kép- és hangfelvételt, valamint más személyes adatot bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként kívánják felhasználni.

5. Az, akinek jogát vagy jogos érdekét a kép-, hang-, vagy a kép- és hangfelvétel adatának rögzítése érinti, a kép-, hang-, valamint kép- és hangfelvétel rögzítésétől számított három munkanapon belül jogának vagy jogos érdekének igazolásával kérheti, hogy az adatot annak kezelője ne semmisítse meg, illetve ne törölje.
6. Nem lehet elektronikus megfigyelőrendszert alkalmazni olyan helyiségben, amelyben a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti, így különösen az öltözőkben, zuhanyzókban, az illemhelyiségekben vagy például orvosi szobában, illetve az ahhoz tartozó váróban, továbbá az olyan helyiségben sem, amely a munkavállalók munkaközi szünetének eltöltése céljából lett kijelölve.

7. Ha a munkahely területén jogszerűen senki sem tartózkodhat – így különösen munkaidőn kívül vagy a munkaszüneti napokon – akkor a munkahely teljes területe (így például az öltözők, illemhelyek, munkaközi szünetre kijelölt helyiségek) megfigyelhető.

8. Az elektronikus megfigyelőrendszerrel rögzített adatok megtekintésére a törvényben erre feljogosítottakon kívül a jogsértések feltárása és a rendszer működésének ellenőrzés céljából a kezelő személyzet, a munkáltató vezetője és helyettese, továbbá a megfigyelt terület munkahelyi vezetője jogosult.

A tájékoztatás a vagyonvédelmi kamerarendszerről a 7. számú, kamera által rögzített felvétel megismerési jegyzőkönyvét a 8. számú melléklet tartalmazza.

A vagyonvédelmi kamerarendszer használatának indokoltságát megalapozó érdekmérlegelési tesztet a 9. számú melléklet tartalmazza.

4.9. Az informatikai eszközök ellenőrzésének szabályai és az ellenőrzés dokumentálása

Az informatikai eszköz ellenőrzését az ügyvezető vagy cégvezető rendeli el.

Az informatikai eszköz ellenőrzése kiterjed:

• az informatikai eszköz meglétének, műszaki állapotának,
• a jogtiszta szoftverek telepítésére,
• az e-mail fiókok használatára,
• az adatbázisok használatára,
• a honlap használatára,
• a lejárt tárolási idejű adatok törlésére,

kiadott szabályok betartására.

Az informatikai eszközöket a munkáltató saját hatáskörében ellenőrizheti, erről az érintett munkavállalót előzetesen tájékoztatja.

Az ellenőrzés menete:

Az ellenőrzést a munkáltató, vagy a munkáltató nevében az IT munkatárs tervezi és hajtja végre legalább három havonta. Az ellenőrzésen jelen van az érintett munkavállaló, a munkavállaló felettese, vagy kijelölt munkatársa. Az ellenőrzés megkezdése előtt az IT munkatárs tájékoztatja az érintett munkavállalót az ellenőrzés céljáról és kiterjedéséről, valamint figyelmezteti arra, ha magáncélú alkalmazást telepített, azt jelezze az ellenőrzés megkezdése előtt távolítsa el.

Az informatikai eszközök nyilvántartását a 10. számú, az ellenőrzés elrendeléséről értesítőt a 11. számú, az ellenőrzésről készített jegyzőkönyv mintáját a 12. számú melléklet tartalmazza.

4.10. Az informatikai eszköz szabálytalan használatának következményei

Ha jelen szabályzat rendelkezéseivel ellentétben az állapítható meg, hogy a munkavállaló az informatikai eszközt, e-mail fiókot személyes célra használta, fel kell szólítani a munkavállalót, hogy a személyes adatokat haladéktalanul törölje.

A munkavállaló távolléte esetén az informatikai eszközön szabálytalanul tárolt magánhasználatú alkalmazás nem nyitható meg, a munkavállaló felszólításáig nem törölhető.

A munkavállalót haladéktalanul fel kell szólítani a jogellenes magatartásának megszüntetésére.

A munkavállaló együttműködésének hiánya esetén a személyes adatokat az ellenőrzéskor a munkáltató törli, erről a munkavállalót írásban tájékoztatni kell.

Az e-mail fiók jelen szabályzattal ellentétes használata miatt a munkáltató a munkavállalóval szemben munkajogi jogkövetkezményeket alkalmazhat.

5. FEJEZET

Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartása

Társaságunk az adatkezelési tevékenységéről az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETÉNEK – (GDPR – 2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről (általános adatvédelmi rendelet) 30. cikkben foglaltaknak megfelelően nyilvántartást vezet.

A nyilvántartás tartalmazza az

• adatkezelő adatait,
• a vállalkozási tevékenység során kezelt adatokat,
• a munkavállalók foglalkoztatása során kezelt adatokat,
• az elektronikus kommunikációs felületeken kezelt adatokat,
• a munkahelyi ellenőrzés során kezelt adatokat.

A nyilvántartás fejezetenként részletesen tartalmazza az adatkezelés

• célját,
• jogalapját,
• a kezelt adatok körét,
• az adat címzettjét,
• a hozzáférők körét,
• a tárolás helyét és módját,
• tárolási/törlési időt

Az adatkezelésekben bekövetkező változást a megbízott adatvédelmi tisztviselő köteles haladéktalanul nyilvántartásban átvezetni.

Az adatkezelések nyilvántartását a 13. számú melléklet tartalmazza.

6. Adatbiztonsági intézkedések

Az adatkezelő valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.

Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.

Az adatkezelő valamennyi munkavállalója munkaszerződésében rögzíteni kell az adatvédelemre vonatkozó legfontosabb szabályokat és felelősséget.

I. Adatbiztonsági szervezeti intézkedések

6.1. Iratkezelési jogosultság

Iratkezelést csak a hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkavállaló végezhet, a betekintési, iratkészítési, módosítási, illetve törlési/megsemmisítési jogosultságok figyelembevételével.

6.2. Hozzáférési jogosultságok

A helyben keletkező és a beérkező iratokat csak a hozzáférési jogosultsággal rendelkező kezelheti.
A postai úton beérkező iratokat a címzetthez kell továbbítani.
Az elektronikus informatikai eszközökhöz a hozzáférési jogosultságot az ügyvezető határozza meg, a szükséges belépési jelszavakat az informatikus adja ki.

6.3. Beérkező iratok

A beérkező papír, vagy elektronikus alapú iratot a címzett szervezeti egység vezetője minősíti, abban az esetben, ha az irat személyes adatokat is tartalmaz, úgy az irat kezelésére a jelen szabályzatban foglaltakat kell megfelelően alkalmazni.

Az iratba történő betekintést, az iraton végezhető műveleteket a szervezeti egység vezetője határozza meg.

Az iratot – az iraton történő műveleti idő kivételével – elzárt helyen kell tartani.

Az irat továbbíthatóságát, a cél címet a szervezeti egység vezetője határozza meg.

Az irat kezelésére nyitva álló határidő elteltével az iratot meg kell semmisíteni. Az irat lejárati és megsemmisítési idejét a szervezeti egység vezetője határozza meg és azt feljegyzi az iratnyilvántartásba.

6.4. Kimenő iratok

A kimenő irat készítőjét, az irat adattartalmának terjedelmét, az aláírási jogosultságot, címzettjét, továbbítás módját és idejét, a továbbításra nem kerülő példány nyilvántartásba vételét a szervezeti egység vezetője határozza meg.

Az irat kezelésére a beérkező iratokra vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

6.5. Pénzügyi, számviteli iratok kezelése

A pénzügyi, számviteli iratok kezelésére az iratkezelési szabályzatban meghatározott szabályokat kell alkalmazni.

6.6. Internetes felület és e-mail fiókok kezelése

A beérkező elektronikus iratokat, e-maileket az érintettek szerinti csoportosításban – külön mappában - kell az informatikai eszközön elhelyezni.

A mappában történő elhelyezés előtt a munkavállaló köteles az irat tárolhatóságáról meggyőződni és ha az irat nem tárolható köteles azt azonnal törölni.

A tárolható elektronikus iratot a munkavállaló köteles az adatkezelési idő végének megjelölésével ellátni.

Az elektronikus adathordozókon keletkező iratok kezelésére az 5. fejezetben meghatározott szabályokat kell megfelelően alkalmazni az alábbi módosításokkal:

1. Az irat tárolása a munkavállalónak kiadott informatikai eszközön, vagy az informatikai eszközhöz kapcsolódó szerveren történik.

2. Az iratok ellenőrzésére a 4.2. pontban leírt szabályokat kell alkalmazni.

6.7. Egyéb elektronikus iratok kezelése

Az egyéb adathordozón beérkező, vagy helyben képződő elektronikus iratot az érintettek szerinti csoportosításban – külön mappában - kell az informatikai eszközön elhelyezni. A mappában történő elhelyezés előtt a munkavállaló köteles az irat tárolhatóságáról meggyőződni és ha az irat nem tárolható köteles azt azonnal törölni.

A tárolható elektronikus iratot a munkavállaló köteles az adatkezelési idő végének megjelölésével ellátni.

6.8. Biztonsági másolat készítése, megőrzése

Az adatállomány biztonsági mentését a munkáltató által meghatározott időszakokban a munkáltató, vagy az általa megbízott informatikus végzi. Az informatikai eszközökön magántartalom nem kezelhető, ezzel együtt a munkavállaló részére biztosított informatikai eszközön végzett biztonsági mentést megelőzően a munkavállalókat tájékoztatni kell a művelet megkezdésének idejéről. A személyhez rendelt céges postafiókok a Munkavállaló kilépésekor törlésre kerülnek, a postafiókban tárolt adatokkal és biztonsági mentésekkel együtt. Nem kerül törlésre az a céges levelezés, amely valamilyen folyamatban lévő, vagy már lezárt szerződéssel, pályázattal kapcsolatos, azonban még szükség lehet rá egy esetleges eljárás során (pl. jogi eljárás)

6.9. Az adatok törlése

A személyes adatokat tartalmazó papír és elektronikus alapú iratokat az iratkezelő által meghatározott időtartamig lehet tárolni. Az adat tárolás is adatkezelésnek minősül, ezért az adatkezelésre nyitva álló határidőig a személyes adatot tartalmazó iratot meg kell semmisíteni, kivéve, ha jogorvoslati eljárás került elrendelésre.

II. Adatbiztonsági technikai intézkedések

6.10. Elektronikus behatolás elleni védelem

Az adatkezelő az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el.

6.11. Jelszavas védelem

Az adatkezelő az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van.

A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi és egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani.

6.12. Fizikai védelem

Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét.

Papír alapú adathordozókat zárható irodában, zárható iratszekrényben kell tárolni.

Az elektronikus adathordozókat zárható irodában, a mobil adathordozókat személyhez kötötten kell kiadni és tárolni.

Irodák munkaidőn kívüli külső behatolás elleni védelmét riasztóberendezés biztosítja.

6.13. Az iratkezelési szabályok betartásának ellenőrzése

Az iratkezelési szabályok betartásáért a kijelölt iratkezelő munkatárs a felelős.

Az iratkezelési szabályok betartásának ellenőrzése, a szükséges intézkedések kiadása, illetve felettesnél az intézkedés kezdeményezése a szervezeti egység vezetőjének kötelessége.

7. FEJEZET

Jogi kötelezettségeken alapuló egyéb adatkezelések

7.1. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés

7.1.1. A Társaság jogi kötelezettsége teljesítése jogcímén kezeli a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratait abból a célból, hogy a Társaság irattári anyagának maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás ideje: a közlevéltár részére történő átadásig.

7.1.2. A személyes adatok címzettjeire és az adatkezelés egyéb kérdéseire a Levéltári törvény irányadó.

7.2. Adatkezelés pénzmosás elleni kötelezettségek teljesítése céljából

7.2.1. A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, pénzmosás és terrorizmus-finanszírozása megelőzése és megakadályozása céljából kezeli ügyfelei, ezek képviselői, és a tényleges tulajdonosoknak a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvényben (Pmt.)  meghatározott adatait: a) természetes személy a) családi és utónevét, b) születési családi és utónevét, c) állampolgárságát, d) születési helyét, idejét, e) anyja születési nevét, f) lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, g) azonosító okmányának típusát és számát; lakcímet igazoló hatósági igazolványa számát, a bemutatott okiratok másolatát. 

7.2.2. A személyes adatok címzettjei: a Társaság ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, a Társaság vezetője. szerinti kijelölt személye.

7.2.3. A személyes adatok tárolásának időtartama az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított 8 év.  (Pmt. 56.§(2))

8. FEJEZET

Adatvédelmi incidensek kezelése

8.1. Az adatvédelmi incidens fogalma

Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; (Rendelet 4. cikk 12.)

A leggyakoribb jelentett incidensek lehetnek például: a laptop vagy mobil telefon elvesztése, személyes adatok nem biztonságos tárolása (pl. szemetesbe dobott fizetési papírok); adatok nem biztonságos továbbítása, ügyfél- és vevő- partnerlisták illetéktelen másolása, továbbítása, szerver elleni támadások, honlap feltörése.

8.2. Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása 

8.2.1. Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása a Társaság vezetőjének feladata.

8.2.2. Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.

8.2.3. Amennyiben a társaság ellenőrzésre jogosult munkavállalói a feladataik ellátása során adatvédelmi incidenst észlelnek, haladéktalanul értesíteniük kell a Társaság vezetőjét.

8.2.4. Társaság munkavállalói kötelesek jelenteni a Társaság vezetőjének, vagy a munkáltatói jogok gyakorlójának, ha adatvédelmi incidenst, vagy arra utaló eseményt észlelnek.

8.2.5. Adatvédelmi incidens bejelenthető a Társaság központi e-mail címén, telefonszámán, amelyen a munkavállalók, szerződő partnerek, érintettek jelenteni tudják az alapul szolgáló eseményeket, biztonsági gyengeségeket.

8.2.6. Adatvédelmi incidens bejelentése esetén a Társaság vezetője – az informatikai, pénzügyi és működési vezető bevonásával – haladéktalanul megvizsgálja a bejelentést, ennek során azonosítani kell az incidenst, el kell dönteni, hogy valódi incidensről, vagy téves riasztásról van szó.  Meg kell vizsgálni és meg kell állapítani:

1. az incidens bekövetkezésének időpontját és helyét,
2. az incidens leírását, körülményeit, hatásait,
3. az incidens során kompromittálódott adatok körét, számosságát,
4. a kompromittálódott adatokkal érintett személyek körét,
5. az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírását,
6. a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírását.

8.2.7. Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az érintett rendszereket, személyeket, adatokat be kell határolni és el kell különíteni és gondoskodni kell az incidens bekövetkezését alátámasztó bizonyítékok begyűjtéséről és megőrzéséről. Ezt követően lehet megkezdeni a károk helyreállítását és a jogszerű működés visszaállítását.

8.3. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

8.3.1. Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza:

a)  az érintett személyes adatok körét,

b)  az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát,

c)  az adatvédelmi incidens időpontját,

d)  az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait,

e) az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket,

f) az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

8.3.2. A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni. 

Az adatvédelmi incidens jelentését a 14. számú, nyilvántartását a 15. számú melléklet tartalmazza

9. FEJEZET

Az érintett személy jogai

Összefoglaló tájékoztatás az érintett jogairól

9.1. Előzetes tájékozódáshoz való jog Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon (Rendelet 13-14. cikk)

9.2. Az érintett hozzáférési joga Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a Rendeletben meghatározott kapcsolódó információkhoz hozzáférést kapjon. (Rendelet 15. cikk).

9.3. A helyesbítéshez való jog Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését. (Rendelet 16. cikk).

9.4. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”) Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha a Rendeltben meghatározott indokok valamelyike fennáll. (Rendelet 17. cikk)

9.5. Az adatkezelés korlátozásához való jog Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést ha a rendeltben meghatározott feltételek teljesülnek.  (Rendelet 18. cikk)

9.6. A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség Az Adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés-korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az Adatkezelő tájékoztatja e címzettekről. (Rendelet 19. cikk)

9.7. Az adathordozhatósághoz való jog A Rendeletben írt feltételekkel az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az Adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta. (Rendelet 20. cikk)

9.8. A tiltakozáshoz való jog Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a  Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének e) pontján (az adatkezelés közérdekű vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges) vagy f) pontján (az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükség.(Rendelet 21. cikk)

9.9. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. (Rendelet 22. cikk)

9.10. Korlátozások Az Adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog jogalkotási intézkedésekkel korlátozhatja a 12–22. cikkben és a 34. cikkben foglalt, valamint a 12–22. cikkben meghatározott jogokkal és kötelezettségekkel összhangban (Rendelet 23. cikk).

9.11. Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről. (Rendelet 34. cikk)

9.12. A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz való jog) Az érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál – különösen a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállamban –, ha az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése megsérti a Rendeletet. (Rendelet 77. cikk)

9.13. A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog Minden természetes és jogi személy jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra a felügyeleti hatóság rá vonatkozó, jogilag kötelező erejű döntésével szemben, vagy ha a felügyeleti hatóság nem foglalkozik a panasszal, vagy három hónapon belül nem tájékoztatja az érintettet a benyújtott panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről vagy annak eredményéről. (Rendelet 78. cikk)

9.14. Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog Minden érintett hatékony bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak e rendeletnek nem megfelelő kezelése következtében megsértették az e rendelet szerinti jogait. (Rendelet 79. cikk)

10. FEJEZET

Az érintett kérelmének kezelése, intézkedési kötelezettség

Intézkedések az érintett kérelme alapján

10.1. A Társaságunk, mint adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.

10.2. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.

10.3. Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.

10.4. Társaságunk, mint Adatkezelő a Rendelet 13. és 14. cikk szerinti információkat és az érintett jogairól szóló tájékoztatást (Rendelt 15-22. és 34. cikk) és intézkedést díjmentesen biztosítja.  Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre összegű díjat számíthat fel, vagy megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Adatkezelőt terheli.

10.5. Ha Társaságunknak, mint Adatkezelőnek megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti.

A személyes adatot igénylő lapot a 16. számú melléklet tartalmazza

11. FEJEZET

Záró rendelkezések

11.1. Hatálybalépés

A jelen szabályzat a közzététel napján lép hatályba és érvényes a visszavonásig.

11.2. Szabályzat megállapítása és módosítása

A Szabályzat megállapítására és módosítására a Társaság ügyvezetője jogosult.

11.3. Intézkedések a szabályzat megismertetése

A személyes adatokhoz hozzáférő, kezelő munkatársakat oktatni kell

1. Munkaviszony létesítésekor
2. A munkakör lényeges változásakor pl, vezetői megbízás
3. A jogszabályokban bekövetkező változáskor
4. Az adatkezelés folyamatában, a védelemben bekövetkező változáskor
5. Évente legalább egy alkalommal

Az adatvédelmi oktatás tényét oktatási naplóba, jegyzőkönyvbe kell rögzíteni, + mellékelni kell az oktatási tematikát.

A résztvevők a kiadott névjegyzék aláírásával igazolják az oktatáson való részvételt és a szabályok megismerését és betartását.

Az oktatáson való részvételt a 17. melléklete tartalmazza.

Lepsény, 2021. július 1.

Domozi Emília

cégvezető

Készítette

Dellár Ferenc

adatvédelmi tanácsadó

​Az irat 43 számozott oldalt tartalmaz
​Az irat 17 db. mellékletet tartalmaz